Kesalahan Umum Dalam Persiapan Pembukaan Hotel

Tahap persiapan pembukaan hotel atau hotel  pre opening phase adalah tahapan yang  paling kritis dalam pembukaan sebuah hotel secara sukses. Dalam banyak kasus, pemilik hotel umumnya adalah para pengusaha yang tidak mengerti tentang bisnis hotel maupun pengelolaan hotel. Mereka sangat membutuhkan bantuan para profesional di bidang pembukaan maupun pengelolaan hotel sehingga bisnis hotel management company tumbuh subur di negeri ini.

Bisnis hotel, seperti juga bisnis lain adalah bisnis yang membutuhkan perencanaan secara detail dan komprehensif. Kesalahan dalam perencanaan dapat mengakibatkan bisnis hotel yang dijalankan menjadi kurang kompetitif maupun tidak menarik dimata konsumen.

Kurangnya kontrol dari pemilik terhadap konsultan yang melakukan pembukaan hotel maupun pengelola hotel pada saat pre opening phase sebuah hotel menjadi salah satu penyebab kegagalan dalam  pembukaan hotel secara sukses. Berikut ini kesalahan umum yang terjadi pada saat pre opening phase sebuah hotel:

  1. Kurangnya fasilitas pre opening office yang dilengkapi dengan fasilitas seperti: Meja kursi, komputer, telepon, fax,mesin fotocopy, internet dll.
  2. Tidak adanya check list secara detail untuk pengelola hotel dan jajarannya mengenai apa yang harus dipersiapkan secara detail, memonitor perkembangan dari setiap progress pekerjaan serta komunikasi yang intens dengan pemilik.
  3. Kurang detailnya perencanaan Back of The House Budget. Back of the House Budget adalah segala perlengkapan kebutuhan operasional hotel di luar yang sudah dipersiapkan oleh team ingterior maupun kontraktor. Back of The House Budget meliputi peralatan housekeeping, F&B, Kitchen, IT, kebutuhan office dll.
  4. Kurang detailnya perencanaan Pre Opening Budget. Pre opening budget meliputi segala anggaran yang berhubungan dengan pre opening hotel seperti biaya perekrutan pegawai, biaya training, biaya persiapan pemasaran, gaji pegawai selama periode pre opening dll.
  5. Kesalahan dalam perencanaan time frame baik itu untuk masalah legalitas usaha, kesiapan perlengkapan, kesiapan SDM dll.
  6. Tidak terlaksananya hand over secara lengkap dan tertulis dari pihak kontraktor kepada pemilik hotel cq pengelola dari setiap detail pekerjaan kontraktor yang sudah terselesaikan.
  7. Dan yang terakhir, sangatlah penting jika karyawan yang di rekrut dari level General Manager, Head of Departement sampai rank of file atau level pelaksana sudah memiliki pengalaman pre opening hotel sebelumnya.

Apabila anda pengusaha hotel yang saat ini sedang melakukan persiapan pembukaan hotel anda dan membutuhkan asistensi kami untuk melakukan segala aktifitas yang berhubungan dengan persiapan pembukaan hotel, silahkan menghubungi kami di 0812-1364-3814 atau 0818-0877-3080. Kami akan dengan senang hati membantu anda.

Tahapan Pre Opening Sebuah Hotel


KN HOTELS Management

Melakukan persiapan pembukaan sebuah hotel atau pre opening adalah pekerjaan yang tidak mudah. Sering sekali pemilik hotel mencoba untuk melakukan hal ini sendiri tanpa bantuan tenaga ahli di bidang ini yang akhirnya adalah rencana pembukaan hotel yang sudah dijadwalkan tertunda dan tertunda lagi, atau jika dipaksakan hasilnya akan sangat jauh dari standar yang berlaku umum di industri hotel.

Cara yang palih tepat untuk melakukan persiapan pembukaan sebuah hotel adalah dengan meminta bantuan tenaga ahli baik itu konsultan individu maupun perusahaan, tentu ini disesuaikan dengan anggaran yang ada serta tingkat hasil yang diharapkan.

Berdasarkan pengalaman kami dalam membantu pemilik hotel melakukan persiapan pembukaan hotel atau pre-opening, ada 10 tahapan penting yang harus diikuti agar pre opening dapat berjalan dengan baik. Hal yang perlu diingat bahwa, tahap pre opening hotel adalah tahap kritis dan sangat menentukan bagi kelanjutan usaha hotel dalam jangka panjang.
Berikut ini ke-10 tahapan dalam Pre Opening sebuah hotel:

1. Persiapan Kantor untuk Pre Opening.

Kantor pre opening hotel dapat berlokasi di lokasi hotel atau di lokasi terpisah, namun kantor pre opening harus dilengkapi dengan standar kantor yang meliputi telepon, mesin fax, mesin photocopy, komputer, printer, jaringan internet serta peralatan pendukung lain.

2. Persiapkan Detail Check List.

Check list yaitu berupa apa yang harus dipersiapkan, siapa yang menyiapkan, time frame serta biaya yang dibutuhkan. Pemilik hotel dan konsultan serta General Manager harus secara rutin melakukan meeting untuk melihat perkembangan serta mencari solusi bagi hal-hal yang mungkin sulit dikerjakan.

3. Persiapkan Budget Back of The House dengan lengkap.

Budget Back of the House meliputi persiapan barang-barang pendukung kebutuhan operasional hotel seperti chinaware, glassware, kitchen utensil, housekeeping equipment & supplies, computers, printed forms, room amenities dll.
Semua kebutuhan barang operasional tersebut harus di data kebutuhannya dan dibuatkan Budget untuk pengadaanya.

4. Persiapkan Pre Opening Budget

Pre Opening Budget adalah budget yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan pada saat pre-opening. Pre Opening Budget harus dibuat agar pemilik hotel dapat mempersiapkan dana yang dibutuhkan untuk mendukung kelancaran pre opening. Pre Opening Budget meliputi anggaran untuk rekruitment dan pelatihan pegawai, rekruitment GM dan Dept.Head, biaya makan karyawan, rencana pemasaran dan publikasi hotel, set up kantor beserta peralatannya, pengurusan perijinan, rencana launching hotel, set up line internet dan website dll.

5. Pengurusan Perizinan

Agar sebuah hotel dapat beroperasi, maka segala perijinan harus diurus dan diselesaikan sebelum hotel dibuka. sangat disayangkan apabila hotel sudah dibuka untuk umum dan tamu sudah banyak berdatangan namun perijinannya belum selesai sehingga mengakibatkan hotel disegel oleh pihak berwajib. perijinan sebuah hotel meliputi IMB, IPB, UUG, AMDAL, Izin Pariwisata, serta izin izin yang dikeluarkan oleh Depnaker seperti Izin Genset, Izin Penangkal Petir, Izin Boiler dll. selai perizinan diatas, faktor perpajakan juga harus diurus dan diselesaikan agar tidak ada masalah dikemudian hari.

6. Rekruitment Pegawai

Melakukan rekruitment pegawai harus dilakukan secara hati-hati mengingat pegawai inilah yang akan menjalankan operasional hotel. rekruitmrnt pegawai harus dilakukan dengan terlebih dahulu membuat Manning Table disertai time frame siapa dan kapan harus sudah ‘on board’.
Posisi yang pertama kali harus ada adalah General Manager mengingat dia yang akan menjadi komando untuk segala aktifitas di hotel. seorang General Manager juga yang akan melakukan pekerjaan administratif seperti penandatangan kontrak dll. bersamaan dengan posisi GM, harus juga direkrut GM secretary. Setelah kedua posisi tersebut di rekrut, tahap selanjutnya adalah posisi Chief Engineer, Financial Controller & Director of Sales. Dan kemudian dilanjutkan dengan rekruitment level kepala bagian dan staff.

7. Pelatihan Pegawai

Setelah dilakukan rekruitmen pegawai, maka tahap selanjutnya adalah pelatihan pegawai yang meliputi product knowledge, standard operating procedure, policy & procedure serta dilakukan simulasi. Pelatihan pegawai dapat dilakukan oleh para kepala bagian atau oleh pihak lain dari perusahaan konsultan. Pelatihan juga dapat berupa pelatihan penggunaan system komputer hotel oleh pihak penyedia.

8. Pengadaan Barang Operasional

Seperti yang tercantum dalam Budget Back of the House yang meliputi segala kebutuhan operasional harus dipastikan datang tepat waktu. sebagian dari barang ini sangat dibutuhkan untuk pelatihan para karyawan sepeti linen kamar, mesin polisher, mesin vacuum cleaner, peralatan restaurant, peralatan dapur dll.

9. Publikasi Hotel

Sebelum hotel dibuka, team pemasaran harus sudah melakukan publikasi hotel sejak dini tentang rencana dibukannya hotel kepada publik. Kegiatan ini dapat dimulai dengan mendesain dan mencetak brosur, design website, aplikasi booking engine, pengumpulan data base dll. Team pemasaran harus bekerja keras agar pada saat dibuka ke publik, calon konsumen sudah mengetahui keberadaan hotel beserta fasilitasnya.

10. Hand Over dari Project ke Management.

Setelah time frame yang disepakati dapat dipenuhi oleh pihak project dan hotel siap dibuka, maka akan dilakukan serah terima dari project ke management hotel. sebelum hand over dilakukan, terlebih dahulu harus dilakukan check list untuk memastikan bahwa semua sudah selesai tanpa ada masalah. Dapat juga dilakukan simulasi dan test peralatan sebelumnya seperti Genset, Pompa-pompa air, AC, Listrik, Lift serta peralatan lain.

Demikianlah langkah-langkah Pre Opening hotel yang dapat kami share kepada para pelaku dibidang usaha perhotelan, terlebih lagi bahwa kami yakin masih banyak kalangan muda di industri perhotelen di Indonesia ini yang belum mengetahui seluk beluk tentang Pre Opening sebuah Hotel. Kami yakin, tulisan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkannya:)
Atau, bagi anda yang mebutuhkan asistensi Pre Opening Hotel, silahkan hubungi kami.
www.knhotels.com

Menyiapkan Pre Opening Hotel, Seberapa Pentingkah?

www.knhotels.com

Pre Opening hotel, atau tahap persiapan sebelum suatu hotel dibuka adalah saat yang sangat kritis bagi kelanjutan usaha bidang perhotelan. Selain faktor lokasi yang menduduki urutan pertama agar suatu hotel bisa sukses, faktor operasional dan pemasaran adalah hal yang tidak kalah pentingnya, dan faktor tersebut dimulai pada tahap ini.

Banyak pemilik hotel yang tidak tahu bagaimana melakukan set up hotel,pun tidak semua orang yang berkecimpung di dunia perhotelan mampu melakukan tahap ini dengan baik. butuh perencanaan yang matang, detail dengan timeline yang jelas agar proses ini bisa berjalan dengan baik. namun tetap saja semua itu harus didukung dari sisi finansial yang mencukupi.

Ada banyak cara bagi pemilik hotel agar dapat melalui tahap ini dengan baik yaitu dengan meminta bantuan jasa operator dalam negeri di bidang perhotelan seperti sahid, santika, horison, bidakara, aryaduta dll, atau dengan para operator International seperti Accor, Aston, Tauzia, Hyatt dll dimana biasanya akan dilanjutkan dengan tahap pengelolaan. Namun, apabila fee yang harus dibayarkan kepada para operator tersebut dirasa terlalu mahal, maka pemilik dapat meminta bantuan para tenaga ahli di bidang perhotelan yang juga memberikan asistensi dalam tahap pre opening maupun pengelolaan dengan biaya yang lebih reasonable tetapi dengan hasil yang cukup baik.

Banyak pemilik hotel yang bertanya dan meminta asistensi kami untuk melakukan tahap pre opening ini, yang mana tahapan-tahapan tersebut kami kelompokan kedalam beberapa tahapan penting dibawah ini:

1. Tahap Survey
Tahapan survey dibutuhkan untuk melakukan diagnosa langsung, meninjau lokasi, melihat persiapan fisik bangunan dan menganalisa kebutuhan.

2. Tahap Penawaran
Setelah melakukan survey ke lokasi dan melakukan diagnosa mengenai jasa persiapan apa yang dibutuhkan untuk pre opening, pihak operator akan memberikan penawaran jasa technical service ( apabila dibutuhkan), pre opening service dan management service.

3. MOU atau Penandatanganan Perjanjian kerjasama
Apabila kedua belah pihak sudah sepakat untuk melakukan kerjasama di bidang pre opening hotel dan atau Pengelolaan hotel, maka tahap penting berikutnya adalah penandatanganan nota kesepakatan atau Memorandum of Understanding antara kedua belah pihak. tanpa adanya MOU ini maka tidak akan pernah ada kerjasama antara pemilik hotel dan pengelola hotel. Hal yang paling menonjol dalam MOU ini adalah scope pekerjaan dan tanggung jawab dari si pengelola serta berapa fee yang harus dibayar oleh pemilik hotel atas jasa yang diberikan oleh pengelola.

4. Tahap Pelaksanaan.
Setelah dilakukan penandatangana MOU, maka operator hotel akan melakukan pekerjaann pre opening ini berdasarkan scope pekerjaan dan tanggung jawab yang tertuang dalam MOU. Tahap pre opening hotel biasanya memakan waktu 4 sampai 6 bulan sebelum hotel dibuka, dan bisa dipersingkat waktunya menjadi 2 atau 3 bulan disesuaikan dengan kebutuhan.

Selanjutnya, apabila pihak operator sudah mulai dengan pekerjaannya, pertanyaan yang sering muncul adalah apa kira-kira pekerjaan yang dilakukan oleh pihak operator atau konsultan pada tahap pre opening tersebut?
Menjawab hal tersebut, kami akan menurunkannya dalam tulisan kami selanjutnya dengan tema ‘Tahapan-Tahapan Pre Opening Sebuah Hotel’, silahkan tunggu kehadirannya:)
www.knhotels.com