Melakukan persiapan pembukaan sebuah hotel atau pre opening adalah pekerjaan yang tidak mudah. Sering sekali pemilik hotel mencoba untuk melakukan hal ini sendiri tanpa bantuan tenaga ahli di bidang ini yang akhirnya adalah rencana pembukaan hotel yang sudah dijadwalkan tertunda dan tertunda lagi, atau jika dipaksakan hasilnya akan sangat jauh dari standar yang berlaku umum di industri hotel.
Cara yang palih tepat untuk melakukan persiapan pembukaan sebuah hotel adalah dengan meminta bantuan tenaga ahli baik itu konsultan individu maupun perusahaan, tentu ini disesuaikan dengan anggaran yang ada serta tingkat hasil yang diharapkan.
Berdasarkan pengalaman kami dalam membantu pemilik hotel melakukan persiapan pembukaan hotel atau pre-opening, ada 10 tahapan penting yang harus diikuti agar pre opening dapat berjalan dengan baik. Hal yang perlu diingat bahwa, tahap pre opening hotel adalah tahap kritis dan sangat menentukan bagi kelanjutan usaha hotel dalam jangka panjang.
Berikut ini ke-10 tahapan dalam Pre Opening sebuah hotel:
1. Persiapan Kantor untuk Pre Opening.
Kantor pre opening hotel dapat berlokasi di lokasi hotel atau di lokasi terpisah, namun kantor pre opening harus dilengkapi dengan standar kantor yang meliputi telepon, mesin fax, mesin photocopy, komputer, printer, jaringan internet serta peralatan pendukung lain.
2. Persiapkan Detail Check List.
Check list yaitu berupa apa yang harus dipersiapkan, siapa yang menyiapkan, time frame serta biaya yang dibutuhkan. Pemilik hotel dan konsultan serta General Manager harus secara rutin melakukan meeting untuk melihat perkembangan serta mencari solusi bagi hal-hal yang mungkin sulit dikerjakan.
3. Persiapkan Budget Back of The House dengan lengkap.
Budget Back of the House meliputi persiapan barang-barang pendukung kebutuhan operasional hotel seperti chinaware, glassware, kitchen utensil, housekeeping equipment & supplies, computers, printed forms, room amenities dll.
Semua kebutuhan barang operasional tersebut harus di data kebutuhannya dan dibuatkan Budget untuk pengadaanya.
4. Persiapkan Pre Opening Budget
Pre Opening Budget adalah budget yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan pada saat pre-opening. Pre Opening Budget harus dibuat agar pemilik hotel dapat mempersiapkan dana yang dibutuhkan untuk mendukung kelancaran pre opening. Pre Opening Budget meliputi anggaran untuk rekruitment dan pelatihan pegawai, rekruitment GM dan Dept.Head, biaya makan karyawan, rencana pemasaran dan publikasi hotel, set up kantor beserta peralatannya, pengurusan perijinan, rencana launching hotel, set up line internet dan website dll.
5. Pengurusan Perizinan
Agar sebuah hotel dapat beroperasi, maka segala perijinan harus diurus dan diselesaikan sebelum hotel dibuka. sangat disayangkan apabila hotel sudah dibuka untuk umum dan tamu sudah banyak berdatangan namun perijinannya belum selesai sehingga mengakibatkan hotel disegel oleh pihak berwajib. perijinan sebuah hotel meliputi IMB, IPB, UUG, AMDAL, Izin Pariwisata, serta izin izin yang dikeluarkan oleh Depnaker seperti Izin Genset, Izin Penangkal Petir, Izin Boiler dll. selai perizinan diatas, faktor perpajakan juga harus diurus dan diselesaikan agar tidak ada masalah dikemudian hari.
6. Rekruitment Pegawai
Melakukan rekruitment pegawai harus dilakukan secara hati-hati mengingat pegawai inilah yang akan menjalankan operasional hotel. rekruitmrnt pegawai harus dilakukan dengan terlebih dahulu membuat Manning Table disertai time frame siapa dan kapan harus sudah ‘on board’.
Posisi yang pertama kali harus ada adalah General Manager mengingat dia yang akan menjadi komando untuk segala aktifitas di hotel. seorang General Manager juga yang akan melakukan pekerjaan administratif seperti penandatangan kontrak dll. bersamaan dengan posisi GM, harus juga direkrut GM secretary. Setelah kedua posisi tersebut di rekrut, tahap selanjutnya adalah posisi Chief Engineer, Financial Controller & Director of Sales. Dan kemudian dilanjutkan dengan rekruitment level kepala bagian dan staff.
7. Pelatihan Pegawai
Setelah dilakukan rekruitmen pegawai, maka tahap selanjutnya adalah pelatihan pegawai yang meliputi product knowledge, standard operating procedure, policy & procedure serta dilakukan simulasi. Pelatihan pegawai dapat dilakukan oleh para kepala bagian atau oleh pihak lain dari perusahaan konsultan. Pelatihan juga dapat berupa pelatihan penggunaan system komputer hotel oleh pihak penyedia.
8. Pengadaan Barang Operasional
Seperti yang tercantum dalam Budget Back of the House yang meliputi segala kebutuhan operasional harus dipastikan datang tepat waktu. sebagian dari barang ini sangat dibutuhkan untuk pelatihan para karyawan sepeti linen kamar, mesin polisher, mesin vacuum cleaner, peralatan restaurant, peralatan dapur dll.
9. Publikasi Hotel
Sebelum hotel dibuka, team pemasaran harus sudah melakukan publikasi hotel sejak dini tentang rencana dibukannya hotel kepada publik. Kegiatan ini dapat dimulai dengan mendesain dan mencetak brosur, design website, aplikasi booking engine, pengumpulan data base dll. Team pemasaran harus bekerja keras agar pada saat dibuka ke publik, calon konsumen sudah mengetahui keberadaan hotel beserta fasilitasnya.
10. Hand Over dari Project ke Management.
Setelah time frame yang disepakati dapat dipenuhi oleh pihak project dan hotel siap dibuka, maka akan dilakukan serah terima dari project ke management hotel. sebelum hand over dilakukan, terlebih dahulu harus dilakukan check list untuk memastikan bahwa semua sudah selesai tanpa ada masalah. Dapat juga dilakukan simulasi dan test peralatan sebelumnya seperti Genset, Pompa-pompa air, AC, Listrik, Lift serta peralatan lain.
Demikianlah langkah-langkah Pre Opening hotel yang dapat kami share kepada para pelaku dibidang usaha perhotelan, terlebih lagi bahwa kami yakin masih banyak kalangan muda di industri perhotelen di Indonesia ini yang belum mengetahui seluk beluk tentang Pre Opening sebuah Hotel. Kami yakin, tulisan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkannya:)
Atau, bagi anda yang mebutuhkan asistensi Pre Opening Hotel, silahkan hubungi kami.
www.knhotels.com
KN MANAGEMENT 