Memilih Software Untuk System Komputer Hotel Anda


www.knhotels.com

“system komputer hotel, apapun mereknya..,tujuan utamanya adalah untuk membantu karyawan hotel  anda  dalam bekerja dan untuk mengamankan transaksi-transaksi  di hotel anda..”

Saat ini, dengan perkembangan industri pariwisata dan perhotelan di tanah air, memberikan dampak positif terhadap pertumbuhan bisnis penyedia sistem komputerisasi untuk pengelolaan hotel. Tidak sedikit pemain baru di industri ini sehingga bagi para pemain lama akan berupaya semaksimal mungkin untuk  mempertahankan pasar yang ada  serta mengembangkannya dengan melakukan upgrade terhadap produk yang ditawarkannya yaitu dengan dikeluarkannya versi-versi terbaru dari setiap merek.

Bagi pemilik hotel, memiliki sistem komputerisasi untuk pengelolaan property hotel adalah suatu keharusan karena dengan sistem komputerisasi, pelayanan kepada tamu akan semakin effisien dan dapat memberikan dampak positif terhadap image hotel.

Namun, dengan banyaknya merek-merek yang ditawarkan oleh para penyedia sistem komputerisasi hotel, akan membingungkan bagi pemilik untuk menentukan sistem komputer mana yang harus dipakai. Berdasarkan pengalaman kami yang sudah mempergunakan hampir sebagia besar merek-merek ternama yang saat ini beredar dipasaran, baik produksi dalam negeri maupun luar negeri, dapat kami simpulkan hal-hal berikut ini yang dapat dijadikan acuan bagi para pemiilik hotel dalam menentukan sistem mana yang akan dipilih:

Sistem komputer hotel tidak pernah dapat menggantikan tenaga kerja manusia.

Dengan sistem komputer, penggunaan tenaga kerja manusia dapat diminimalkan terutama untuk back of the house, namun sistem komputer hotel tidak pernah sekalipun dapat menggantikan SDM bagian pelayanan. Tetap dibutuhkan staff front office, housekeeping, waiter dll dengan komposisi umum dan sesuai best practice di industri ini.

Apapun mereknya, tujuannya adalah sama.

Apapun merek yang ditawarkan dipasaran, bagi pemilik hotel, sistem komputer adalah bertujuan agar  seluruh transaksi yang terjadi di hotel baik itu pembelian maupun penjualan dapat dikelola dengan aman. Dan untuk dapat mengetahui apakah suatu merek dapat memberikan keamanan ini, cara yang paling fair adalah dengan bertanya kepada pengguna, bukan pada penjual. Jangan pernah tergoda akan portofolio suatu merek

Sesuaikan dengan kebutuhan anda, fitur  bukan yang utama

Banyak sekali merek-merek sistem komputerisasi yang menawarkan berbagai fitur yang sangat lengkap, namun apakah fitu-fitur tersebut anda butuhkan? Penambahan fitur akan menyebabkan penambahan harga  sehingga untuk menghindari membeli barang yang tidak berguna secara effektif, akan lebih baik  jika anda menganalisa kebutuhan anda sebelum menentukan untuk membeli. Bagi anda pemilik hotel kecil dengan jumlah kamar sekitar 50 an, mungkin akan lebih effisien jika anda hanya membei untuk front officenya saja, sedangkan untuk back office, anda dapat menggunakan sistem akutansi yang banyak dijual dipasaran dengan harga yang jauh lebih murah.Dan lagi-lagi, anda butuh bertanya kepada pengguna atau konsultan.

After sales maintenance, licence & fees

Telitilah bagaimana after sales maintenace, licence dan fee-fee yang harus anda keluarkan setelah anda membeli. Banyak sekali para pelaku bisnis yang memberlakukan kontrak maintenance setelah anda membeli produknya yang  mana sistem yang anda beli tidak dapat dioperasikan jika anda tidak memperpanjang kontraknya,  sehingga investasi ratusan juta yang anda keluarkan untuk membeli produk ini menjadi sia-sia, atau anda akan selalu terikat untuk menggunakan jasa maintenance-nya.  Teliti juga mengenai jarak antara hotel anda dengan pihak maintenance dikarenakan biaya transportasi, akomodasi dan konsumsi biasanya akan menjadi tanggungan pemilik hotel.

Kemampuan Interface & biaya

Interface atau terhubung adalah salah satu kemampuan yang harus dimiliki oleh setiap sistem hotel. Dengan memiliki kemampuan interface, maka system akan dapat di link-kan dengan sistem operasi lain misalnya Point of Sales untuk mengelola outlet restaurant, TMS atau telepon management system dan juga kemampuan untuk interface dengan back office system. Pada prinsipnya, bahwa semua sistem dapat melakukan proses interface ini, yang perlu ditanyakan adalah apakah perusahaan penyedia sistem tersebut memiliki orang yang dapat melakukannya atau tidak. Yang juga harus ditanyakan adalah berapa biaya untuk setiap interface service tersebut. Tidak jarang perusahaan yang membebankan biaya interface yang cukup tinggi.

Keamanan terhadap serangan virus

Sistem komputer sangat rentan terhadap serangan virus, baik sistem itu sendiri ( software ) maupun servernya ( hardware ). Sebelum memutuskan untuk membeli suatu sistem, maka alangkah baiknya ditanyakan bagaimana sistem proteksi maupun prevensi terhadap serangan virus, dan alangkah lebih baik lagi jika ditanyakan apakah kontrak maintenance after salesnya mengcover hal ini atau akan dibebankan biaya tambahan lagi. Sebagian besar perusahaan penyedia sistem komputer memasukan ini kedalam maintenance service, namun untuk hardware mereka tidak mengcovernya sehingga jika yang ada masalah dengan hardware dan mengakibatkan software tidak dapat bekerja dengan baik, maka akan ada biaya tambahan untuk memperbaikinya.

Pekerjakan seorang IT Support di Hotel anda

Seorang karyawan anda yang berlatar belakang IT akan dapat membatu anda dalam mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Pemilik hotel atau pengelola hotel tidak dapat sepenuhnya bergantung kepada perusahaan penyedia sistem komputerisasi hotel mengingat operasional hotel yang 24 jam non stop, dibutuhkan seorang IT support yang melakukan perawatan terhadap hardware-hardware di hotel milik anda.

Demikianlah yang dapat kami bagi tentang sedikit tips maupun kiat dalam memilih dan menentukan sistem komputerisasi di hotel anda, semoga tulisan ini dapat memberikan pandangan yang jujur dan adil sejauh yang kami ketahui berdasarkan pengalaman kami.www.knhotels.com